Documentos eletrônicos e digitais: validade jurídica e vantagens para o seu negócio
A transformação digital em todos os meios de produção e negócios já é uma realidade
Processos e serviços das mais variadas áreas sofrem um grande impacto por conta de novas tecnologias. E não é diferente nas funções burocráticas de uma empresa, como na gestão de contratos, por exemplo. É cada vez mais recorrente que empresas de diferentes setores e portes optem por informatizar esta área, passando a adotar os chamados documentos eletrônicos.
O Brasil possui, desde 2001, uma legislação a respeito deste tema. A medida provisória Nº 2.200-2 destaca a validação desses documentos geridos em ambiente virtual, através de uma certificação digital.
A norma criou uma cadeia hierárquica de certificação para validação de documentos eletrônicos, garantindo que o ambiente virtual passe a ter o mesmo peso que o formato tradicional de autenticação.
Ou seja: há, sim, possibilidade de atribuição de validade jurídica a documentos eletrônicos, semelhante a um contrato físico autenticado em cartório, por exemplo.
Confira algumas questões da legislação brasileira em relação aos documentos eletrônicos.
O Código Civil brasileiro conta com um artigo que trata da validade de registros eletrônicos.
No seu artigo 225, encontra-se a seguinte redação: “As reproduções fotográficas, cinematográficas, os registros fonográficos e, em geral, quaisquer outras reproduções mecânicas ou eletrônicas de fatos ou de coisas fazem prova plena destes, se a parte, contra quem forem exibidos, não lhes impugnar a exatidão.”
Já através da medida provisória que citamos anteriormente, existe a possibilidade de presunção de veracidade sobre os documentos eletrônicos que contenham certificação digital emitida a partir de Autoridades Certificadoras credenciadas à ICP-Brasil.
É o que prevê a Medida Provisória 2.200-2/2000 ao dispor que “Art. 10 § 1º As declarações constantes dos documentos em forma eletrônica produzidos com a utilização de processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil presumem-se verdadeiros em relação aos signatários, na forma do art. 131 da Lei no 3.071, de 1o de janeiro de 1916 – Código Civil.”
Em outras palavras: possui validade jurídica o documento eletrônico assinado através do uso de certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada à ICP-Brasil, dentro dos procedimentos previstos por esta. Neste link você confere todas as empresas certificadas.
Destaque-se ainda o parágrafo 2º do mesmo artigo 10, que prevê o reconhecimento de autoria e de integridade dos documentos eletrônicos, mesmo sem o uso do certificado digital previsto pela ICP-Brasil.
Tal possibilidade se dá quando as partes agentes do documento eletrônico, ou a quem este é oposto, elegerem o documento ou a forma de sua produção como válido. A partir de então, os documentos passam a ser tomados como genuínos quanto a sua forma e conteúdo.
Quando nos referimos à digitalização de documentos físicos, em papel, vale a pena citar o que foi recentemente tratado através da chamada Lei da Liberdade Econômica (Nº 13.874/2019).
No capítulo que trata sobre a Declaração de Direitos de Liberdade Econômica, está previsto: “Art. 3º São direitos de toda pessoa, natural ou jurídica, essenciais para o desenvolvimento e o crescimento econômicos do País, observado o disposto no parágrafo único do art. 170 da Constituição: [...] X – arquivar qualquer documento por meio de microfilme ou por meio digital, conforme técnica e requisitos estabelecidos em regulamento, hipótese em que se equiparará a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato de direito público.”
Na sequência do mesmo texto legal, encontra-se prevista a alteração da Lei 12.682/2012 – que trata do arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos – tomando como possível, inclusive, a destruição dos documentos originais, desde que observada a integridade da versão digital.
Embora em vigor, a prevista digitalização depende de regulamentação através do Poder Executivo Federal. De todo modo, temos um horizonte favorável para a possibilidade de migração dos documentos em papel, para o meio eletrônico.
Já que o documento eletrônico é válido, quais as vantagens para o seu negócio?
A primeira delas é a segurança. Uma das vantagens do documento eletrônico é que ele pode contar com recursos de segurança, como por exemplo um certificado digital, gerado a partir de técnicas de criptografia, associando o documento assinado ao seu titular.
Essa assinatura digital contida no certificado é única e qualquer tentativa de fraude ou modificação invalida o documento.
Assim, há a garantia de autenticidade, bem como a certeza de que não haverá modificação sem que as partes agentes estejam de acordo, no caso de um contrato de prestação de serviços, por exemplo.
Existem ainda outros tipos de assinatura eletrônica aceitos mediante a concordância prévia das partes. A assinatura digital é uma delas e exige criptografia assimétrica, mas outros formatos identificados como “eletrônicos” são mais simples. É o caso de mecanismos que exigem senha de acesso e concordância sobre o conteúdo de um documento, contendo ainda aspectos técnicos sobre tal ato de aprovação, como georreferenciamento, número de IP do equipamento do signatário e validação em duas etapas, por exemplo. Recomenda-se, contudo, a utilização de procedimentos robustos e recursos tecnológicos seguros, a fim de compensar a ausência do certificado digital.
Outra vantagem do documento eletrônico é a celeridade nos processos. Sem a necessidade da presença das partes no ato ou do deslocamento até cartórios, as empresas ganham mais tempo na gestão de contratos, facilitando a realização do trabalho burocrático.
InContract: documentos eletrônicos certificados e seguros
Paralelamente à popularização de recursos eletrônicos para a validação de documentos, ferramentas como o InContract se mostram indispensáveis para a gestão dos processos envolvendo a elaboração, negociação, assinatura, arquivamento e acompanhamento dos contratos.
A solução suporta inclusive o uso e aplicação de certificados emitidos por autoridades certificadoras homologadas pelo ICP-Brasil, garantindo validade jurídica aos contratos assinados e geridos em sua base.
Com o InContract, a empresa passa ainda a contar com outras vantagens como, por exemplo, um histórico das versões do contrato. Esse diferencial garante transparência em relação às alterações e seus responsáveis, além de permitir diferentes níveis de segurança e acesso aos envolvidos, evitando contratempos e prejuízos na gestão dos documentos. Esses benefícios, somados à validade jurídica já destacada anteriormente, proporcionam às empresas uma nova experiência rumo à transformação digital nos negócios.
Empresas que almejam ter uma visão sistêmica de todo seu processo de gestão de contratos e demais documentações passam a realizar a criação, gestão, alteração, aprovação, revisão e assinatura destes em ambiente online. Reduzem o uso de papel, facilitam a interação das partes envolvidas, a validação de cláusulas e a conferência dos dados.
Todo o processo, desde a criação ao encerramento de um contrato ocorre dentro da solução. Um único ambiente para um trabalho completo, com a certeza de que o seu documento eletrônico está seguro, armazenado com todos os históricos e amparado pela legislação.
Artigo escrito por: Marlon M. Volpi — Advogado | OAB 12.828 – Especializado em Direito Digital e Propriedade Intelectual e Adriana Bombassaro — Diretora de Novos Negócios